5 tips om online verbinding te houden met je teamleden

Hoeveel praktische voordelen het online samenwerken ook biedt, als het op leidinggeven aankomt zal jij je ook wel eens afvragen: hoe houd ik verbinding met mijn teamleden als iedereen vanaf een andere locatie werkt? Weet ik hoe het écht gaat met de mensen in mijn team? Kan ik erop vertrouwen dat zij aan de bel trekken als zij hulp nodig hebben?

Je kunt je medewerkers nog zo vaak bellen of online ontmoeten: sommige signalen pik je online minder snel op dan in een fysieke setting. Juist in deze tijd, waarin veel mensen onzekerheid ervaren, is dat niet fijn. Misschien is het echt langs je heen gegaan dat een teamlid meer stress heeft dan voorheen, bijvoorbeeld omdat er thuis geen goede werkplek voor hem of haar is. Of merk je dat iemand echt achterloopt met taken en wellicht komt dat omdat die persoon het echte contact met collega’s mist en hierdoor last heeft van eenzaamheid.

Wat kan helpen om de verbinding met jouw teamleden te houden? Uit de coachgesprekken die ik met (oud)deelnemers heb gevoerd heb ik wat belangrijke inzichten opgedaan die ik graag met je deel. Hopelijk kun jij er wat mee.

Inhoud of relatie: wat geef jij voorrang?

Je hoort jezelf zeggen “dit moet echt af vandaag” of “het doel van dit overleg is om te komen tot een oplossing voor…”. Doelgericht ga je met het team aan de slag. In een online vergadering of overleg, maar eigenlijk in ieder overleg, hebben mensen de neiging om zich te focussen op het onderwerp, de inhoud. Dat is logisch, het is immers de hoofdreden om bij elkaar te komen. Alleen los van de inhoud heb je ook de interactie tussen teamleden, hoe mensen individueel zich gedragen en ook de volgorde waarin je dingen bespreekt of de rolverdeling. Dus naast de inhoud spelen procedure en proces ook een rol. De afkorting die wij gebruiken voor deze drie aspecten is PIP (Proces, Inhoud, Procedure).

PIP

Dus, als je in een online overleg of teamvergadering vooral inhoudelijk te werk gaat dan kan het zijn dat je hele belangrijke signalen op andere communicatieniveaus niet ontvangt. Op het moment dat je namelijk je aandacht richt op het onderwerp, ga je ook doelgericht luisteren naar de inhoud. Je brein scant de informatie die binnenkomt. Onbewust filter je de hele tijd: is dit relevant voor het doel of niet? Bijvoorbeeld: een teamlid slaakt een zucht en zegt “ik begrijp niet wat we moeten doen.” Het ligt voor de hand dat je gaat uitleggen wat de bedoeling is.

Alleen, is dat wat werkelijk aandacht nodig had, extra uitleg? Doordat je op de inhoud gefocust bent heb je misschien geen aandacht besteed aan de manier waarop jouw medewerker dit zei. Wat wil hij of zij eigenlijk overbrengen, met die zucht? Onmacht, ongeduld, frustratie, vermoeidheid of opluchting?

5 tips om online verbinding te houden met je teamleden

Terug naar de vraag, hoe kan ik echt verbinding maken met mijn teamleden, ook als zij allemaal op een andere locatie werken? Wat dan nodig is, is dat je álle aspecten van de PIP aandacht geeft en niet alleen de inhoud. Met name het Proces vergeten we of slaan we over. Hier een paar praktische tips om het Proces meer aandacht te geven:

  1. Start anders dan anders. Wat zou je normaal gesproken (in een live setting) doen wat je nu niet doet? Even een rondje maken hoe het met mensen gaat? Een praatje bij de koffie? Een gesprekje over het weekend? Zo start je niet vanuit Inhoud maar vanuit Proces. Wat wij met collega’s vaak doen is een korte meditatie. Bijvoorbeeld de 3-minuten ademruimte uit mindfulness. Ken je deze oefening al?
  2. Zet ‘Proces’ op de agenda. Als je een Proces-gerelateerd gespreksonderwerp ter sprake brengt máák je er Inhoud van. En dan is het ineens veel makkelijker om dat wat mensen hierover inbrengen, echt te horen en daarop door te vragen. Voorbeelden van Proces-onderwerpen: “hoe voel jij je ten aanzien van…” (in plaats van wat vind jij van). Of heel simpel: “we zijn halverwege, hoe staat het met jullie aandacht en energie op dit moment?” Probeer het eens. Welk effect merk je?
  3. Vraag door: als iemand een vraag stelt, probeer deze dan een keer niet meteen te beantwoorden. Vraag eerst waarom iemand die vraag stelt. Welk belang, gevoel of gedachte is onderliggend aan de vraag?
  4. Spreek je uit: jij bent een antenne voor wat zich in het team afspeelt. Ervaar jij ongemak, druk of stress? Dan zou het heel goed kunnen dat jij op dat moment voelt wat anderen ook voelen. Door het te benoemen en te toetsen bij anderen kun je het gesprek hierover openen. “Ik merk dat jullie druk door elkaar heen praten. Dat komt gehaast over. Klopt het dat jullie ook echt haast ervaren?”
  5. Geef feedback: wijs mensen op het effect van gedrag. Ja, het is spannend, maar dat kan ook online. Als iemand steeds zucht en zich snel negatief uitlaat over een aantal taken, benoem dan wat het effect op jou en/of de samenwerking is. “Je zucht vaak en ik hoor je veel negatieve uitspraken doen. Ik merk dat ik hierdoor minder enthousiast ben om samen met jou dit project op te pakken.”

Ik ben benieuwd welke ervaringen jij opdoet als je hier meer mee gaat experimenteren. Wat is het effect als je Proces meer aandacht geeft?

Verbinding houden met je teamleden

Wil je meer leren over hoe je als leidinggevende echt vanuit contact en verbinding met je team kan samenwerken? Binnenkort start de training Betrokken leidinggeven op afstand. Wellicht is het iets voor jou.

 

Catrien van Dorp

Catrien

Trainer

Catrien is vaste trainer van o.a. de KIM trainingen. Vanuit haar achtergrond in Organisatie antropologie, Business Administration, HR consultancy en projectmanagement legt ze makkelijk verbanden tussen de werkcontext van de deelnemer en persoonlijk leiderschap. Catrien houdt van bergen, bewegen en haar lievelingskleur is groen. Haar blogs zijn persoonlijke verhalen over groei, persoonlijke ontwikkeling en keuzes maken.