Hoe kun je effectief ingrijpen in een vergadering?

Ontdek de vijf stijlen van effectief interveniëren

Of je nu voorzitter bent van een vergadering, luistert naar de ellenlange verhalen van je collega’s of gewoon hoopt net iets gemakkelijker samen te werken, effectief interventies plegen gaat helpen. Hoe dan? In dit artikel worden vijf interventiestijlen beschreven, gerangschikt op een glijdende schaal. De eerste drie zijn de wat ‘zachtere interventiestijlen’ en zullen weinig weerstand oproepen en de laatste twee zijn de ‘hardere interventiestijlen’ die bij te snel gebruik voor weerstand kunnen zorgen.

Aan de hand van een voorbeeld neem ik je mee: Je gaat straks in een vergadering, je weet dat er vaak veel door elkaar gepraat wordt terwijl jij het fijn vindt als er een structuur is en dat er naar elkaar geluisterd wordt. Hier de stappen van interventies die jij kunt doen:

Samenwerken. De eerste stijl is gericht op samenwerken. Het legt de focus op samen zorgdragen voor de gang van zaken en jouw behoefte. Op die manier kun je al aan het begin van de vergadering sturen op hoe je het wilt hebben.

‘Laten we er samen voor zorgen dat de discussie centraal verloopt.’ of ‘Laten we met elkaar zorg dragen dat iedereen aan bod komt in deze vergadering.’

Vragen. De volgende stap is vragen. Je kunt expliciet iemand vragen om met je mee te werken en aan jouw wens te voldoen.

‘Kun je eerst naar persoon X luisteren? We komen daarna bij jou.’

Argumenteren. Het kan zijn dat iemand niet door heeft dat iets voor jou belangrijk is of wat de reden van de interventie en vraag is. Dat betekent dat je wat uitleg te geven hebt. Dat kan vanuit jou persoonlijk, maar je kunt ook terugvallen op de opdracht die met elkaar is aangegaan en eerdere afspraken die gemaakt zijn.

‘Ik vind het belangrijk dat iedereen aan bod komt. Ik wil dat het een gedragen en kwalitatief besluit is en ik geloof dat we daar eerder toe komen als we ook echt iedereen gehoord hebben.’

Doordrukken. Walst iemand nog steeds over je heen? Dat is lastig. Tijd om door te drukken. Zeker als voorzitter van de vergadering is het aan jou om zorg te dragen voor de wijze waarop de vergadering gaat. Dat betekent niet meer veel zeggen, maar vooral doen en zorgen dat de ander ook echt het woord krijgt.

Aandacht verleggen naar iemand anders. Nogmaals de afspraken voor ‘spreekmomenten’ benoemen en werkelijk naleven.

Sanctioneren (als …. dan …). Blijft iemand zelfs dan nog doorgaan? Tijd voor sancties.

‘Als jullie doorgaan met onderling praten, lukt het me niet ieder tot z’n recht te laten komen, dus dan wacht ik met verdergaan tot jullie weer centraal meedoen.’ of ‘Als jullie gesprek zo belangrijk is dat het nu moet, dan vraag ik jullie om dit buiten de zaal te bespreken.’

Als je te snel naar een van de latere interventies gaat, zul je eerder weerstand oproepen. Je kunt altijd weer terug naar een zachtere interventiestijl. Belangrijk is dat je niet in een stijl blijft hangen en als nodig weet door te gaan met de volgende om effectief te zijn.

Veel interventieplezier!


Heb jij een communicatieve vraag?
Heb jij een communicatieve vraag en wil je daar graag een antwoord op? Stuur dan een mailtje naar onze trainer Marlise: marlise.huijzer@h-l.nl.

Marlise Huijzer

Marlise Huijzer

Marlise is één van de vaste trainers bij Van Harte & Lingsma. Vanuit haar achtergrond als sociale wetenschapper, presentatiecoach en spreker geeft ze bevlogen trainingen. Marlise schrijft over communicatie, persoonlijke ontwikkeling, sociale dynamiek, zingeving, liefhebben, gemotiveerd werken en leiderschap.