Telefonisch vergaderen, hoe doe je dat zo effectief mogelijk?

Telefonisch vergaderen, hoe doe je dat zo effectief mogelijk?

“We bellen!” En weg is hij, mijn collega. Verbouwereerd door het snelle afscheid sta ik, nog op de parkeerplaats, naast mijn auto. We moeten overleggen over een workshop die we samen gaan geven. Het is er vanmiddag niet meer van gekomen en nu hebben we afgesproken dat we het wel telefonisch doen. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Vergaderen aan je eigen keukentafel

Met je eigen koffie, ongekamd haar of op je sloffen. Het klinkt zo relaxed. Ik geniet ervan en ik heb er ook wel eens moeite mee. En dat heeft niet te maken met dat ik mezelf teveel laat leiden door thuis-klusjes zoals de was doen en opruimen. Het gaat erover dat goed overleggen terwijl je niet fysiek tegenover elkaar zit meer concentratie vergt dan een fysiek overleg.

Ben je namelijk met elkaar in één ruimte, dan kan je ‘je ogen het werk laten doen.’ Alles wat je ziet dat de ander doet, hoe de ander kijkt of wegkijkt, of het een welgemeende ‘ja’ is op je voorstel of dat het nog niet helder is: het geeft je informatie over of je boodschap écht aankomt en of je op één lijn zit.

Bij telefonisch overleg ben je meer afhankelijk van wat je letterlijk hoort en hoe je het hoort. Als je goed let op wat je letterlijk zegt en hoe je een zin opbouwt (verbaal) en zorgt dat je duidelijk en niet te snel spreekt (para-verbaal) dan heb je veel stuurinstrumenten in handen. Maar waar je geen controle over hebt is hoe jouw boodschap door de ander wordt ontvangen en geïnterpreteerd. De ander moet zorgvuldiger luisteren om de hele bedoeling van de boodschap mee te krijgen. En hier wil het wel eens gebeuren dat enthousiasme en tempo van de spreker vooruitlopen op de snelheid waarmee de ander je boodschap kan horen.

Wat kan je dan doen om effectief te overleggen over de telefoon?

“Waar moest jij als eerste aan denken voor deze workshop?” Zijn stem klinkt helder in mijn headset, en ik begin meteen te vertellen. “We kunnen iets doen met een fysieke werkvorm, lekker in beweging komen, of juist iets met drama-werkvormen, speels coachen. Of we werken met een rollenspel. Ook altijd leuk.” Ik vind het heerlijk om mijn ‘toolkit’ aan werkvormen en ideeën uit te stallen. Maar toch strandt het gesprek omdat we op een gegeven moment totaal geen richting hebben wat we met al deze ideeën moeten.

“Het lijkt wel een wedstrijdje om elkaar van goede voorstellen te voorzien!” We moeten allebei lachen om wat we doen. We hebben het alleen maar over de vorm en de oplossing. Maar welke richting willen we eigenlijk op met deze workshop?

Het kwartje valt. Ik wilde ‘oplossen’. Zo snel mogelijk een idee bij de uitvoering van de workshop hebben. Want, als ik dat heb, dan kan ik het voor me zien en dat voelt fijn.

Vertragen

Stilstaan. Even de versnelling een tandje lager zetten. De snelheid herkennen, voelen dat de rush lekker is maar ook een bubbel creëert. En aan de telefoon, is ieder in een eigen bubbel niet effectief om met elkaar een besluit te nemen.

Het hielp om bewust onszelf de vraag te stellen: wat willen we bereiken met deze workshop? Waarom organiseren we dit? Juist even stilstaan bij wat we willen bereiken en waarom geeft richting. Ook al voelt het alsof  ‘beeldvormen’ vertragend werkt, het geeft structuur bij het bedenken van de uitvoering. Gewoonweg omdat het fundament waarop je oplossingen genereert doorwerkt in de kwaliteit van de oplossing.

BOB-model voor besluitvorming

Moet je ergens met een ander of een groep een besluit over nemen, dan geeft het BOB-model structuur in het proces. En, nog leuker, de kwaliteit van je besluiten gaat omhoog doordat je actiever stilstaat bij het waarom van het vraagstuk, het draagvlak van de mensen waarmee je samenwerkt, de eigenlijke aanleiding, het overzien van alternatieven.

Wat is het BOB-model?

De letters BOB staan afzonderlijk voor Beeldvormen, Oordeelsvormen en Besluitvormen. Als je je het proces van besluitvormen bewust in deze fases opknipt, dan voorkom je bijvoorbeeld dat je, in mijn voorbeeld, een werkvorm kiest die helemaal niet past bij je doelgroep of doelstelling. Hoe doe je dat dan?

TIP 1: neem het voortouw door af te spreken dat je het BOB-model wilt toepassen, dit geeft je ruimte om bij te sturen op hoe je met elkaar samenwerkt. Zo houd je grip.

Beeldvormen: speel de detective en ga (open) vragen stellen om vast te stellen ‘wat is hier nou werkelijk aan de hand’. Open vragen stellen, je wilt alle informatie op tafel! Wat is het doel van de workshop? Wat willen we dat mensen leren? Wat is het instapniveau, en wat is de achtergrond van de deelnemers? En wat is het belang van de opdrachtgever?

TIP 2: besteed bewust veel tijd aan het beeldvormen, hiermee creëer je draagvlak bij de betrokkenen en zorg je dat je het juiste probleem aanpakt.

Oordeelsvormen: als je denkt dat je alle informatie op tafel hebt richt je dan op mogelijke oplossingen die passen bij je vraagstelling. Laat je nog niet verleiden tot het kiezen van een oplossing. Hoe verleidelijk het ook is: ga niet te snel voor het kiezen van een oplossing. Ga ook in deze fase bewust onderzoeken: welke criteria stellen we aan de oplossing? Denk bij criteria aan de kaders die je stelt waarbinnen de oplossing moet vallen, zoals tijd, geld, ruimte, mensen, vorm, resultaten.

TIP 3: Vergeet niet de criteria te prioriteren. Wat moet nu en wat kan later? Wat is een ‘must have’ en wat is een ‘nice to have’?

Besluitvormen: heb je een lijstje met mogelijke oplossingen, zijn je criteria en prioriteiten helder? Werk met elkaar de lijst terug tot één besluit. Kies, en ga na bij de anderen: kan je hierin mee gaan? Een kwalitatief en gedragen besluit kenmerkt zich namelijk doordat het én antwoord geeft op het ‘probleem’ dat je op tafel hebt gekregen in de Beeldvorming én gedragen wordt door de afzonderlijke betrokkenen.

TIP 4: evalueer niet alleen met elkaar het resultaat van de gekozen oplossing, maar ook hóe je met elkaar hebt samengewerkt.

BOB-model – ook voor effectief telefonisch overleg!

Zoals ik zelf merkte met het overleg over de workshop met mijn collega was ook mijn neiging om direct met oplossingen vanuit mijn eigen ervaring en kennis te komen. en juist als je met elkaar aan de telefoon bent, is het lastig om mee te gaan in de snelheid van de ander. Daarom is het belangrijk dat je bewust gaat vertragen en een methode zoals het BOB-model kiest om je overleg in te steken. Gaaf, ik heb nu ervaren dat het BOB-model bij telefonisch overleg prima werkt!

 


 

Wil je meer weten over onze Communicatie, Interactie & Managementvaardigheden trainingen, bijvoorbeeld de KIM en KIM NL (voor niet leidinggevenden). Bekijk dan nu de opleidingspagina’s!