Een goed slechtnieuwsgesprek

Een goed slechtnieuwsgesprek

Ik weet het nog precies. Het was mijn eerste ‘echte baan’. Ik werkte bijna twee maanden bij een uitzendbureau als intercedent. “We hebben besloten niet verder met je te gaan na je proeftijd”. En daar zat ik, lamgeslagen door dat slechte nieuws. Op dat moment wilde ik alleen maar weg, naar huis, alleen zijn.

Een paar weken na dat gesprek zag ik ook wel in dat de organisatie en baan niet bij mij pasten en dat ik daardoor niet goed functioneerde. Maar tijdens en vlak na het gesprek was ik boos, heel boos. Het was een heftige ervaring, die ik me tot op de dag van vandaag dan ook herinner.
Ik weet nog steeds dat ik op het kantoor van mijn leidinggevende moest komen en dat zijn assistent in de kamer bleef (!), achter zijn computer. En dat mijn leidinggevende haast verongelijkt zei: “We begrijpen er niets van, alle testen wijzen uit hoe geschikt je zou moeten zijn”. Hij bleef maar praten, maar na die eerste zinnen heb ik weinig meer gehoord.

Slecht nieuws brengen

Bijna iedereen van ons heeft wel eens echt slecht nieuws gekregen, in werk of privé. Ontslag, een promotie niet gekregen, een slechte medische diagnose, een afscheidsbericht. Soms totaal onverwacht, soms voelde je het aankomen.
Dat moment staat je meestal nog helder voor de geest. De klap, de gevoelens, tegen de boodschap willen vechten… Totdat er – toch – steeds meer aanvaarding komt. En dat laatste kan lang duren.

Slecht nieuws in werksituaties is over het algemeen ‘gepland’. Dus kan de brenger van het nieuws nadenken over hoe hij/zij het gaat doen. Een goede voorbereiding op het gesprek is van wezenlijk belang. Want de manier waarop het slechte nieuws wordt gebracht, heeft effect op hoe de ander het kan verwerken. Het is als brenger van slecht nieuws steeds van belang om te realiseren: “het gaat niet om mij!”

Maar zoals zo vaak is er een paradox: het gaat namelijk ook om de brenger. Die vindt het bijvoorbeeld moeilijk, heeft er zelf emoties bij, of is het wellicht niet eens met het slechte nieuws. Of het is de eerste keer.

Een voorbeeld

Je bent leidinggevende en er moeten mensen ontslagen worden, vanwege financiële redenen. En je bent het niet eens met wie ontslagen moet worden. Het zijn mensen die je goed vindt functioneren of waar je een goede band mee hebt. Waar hou je rekening mee? (download onderaan de pagina meer info!)

Vooraf
Zoals gezegd, het is heel belangrijk dat je het gesprek goed voorbereidt. Doe dit samen met een collega of iemand anders op het werk waarbij het veilig voelt. Ken de stappen, de do’s en de dont’s. Bespreek vooral je eigen gevoelens. Zo zorg je er tijdens het gesprek voor dat je zegt: “het is voor mij ook moeilijk”, ‘ik sta niet achter deze beslissing” of “ach, het komt best goed”. Dit soort dingen zeg je namelijk om het voor jezelf ‘makkelijke’” te maken, maar het helpt de ander niet! Jouw taak is de boodschap helder te brengen en de ander te helpen met de eerste verwerking van het nieuws. Ook zorgt het ervoor dat je de relatie op de lange termijn goed houdt.

Tijdens
Het gesprek zelf draait helemaal om degene die het slechte nieuws te horen krijgt. Wat is van belang?

  • Breng het nieuws direct en bondig met een enkele heldere argumentatie. Blijf niet doorpraten, de ander hoort het waarschijnlijk niet. De klap is uitgedeeld en de ander moet die verwerken.
  • Help de ander met verwerken. Wees eerst maar stil. Laat de ander praten of zwijgen, huilen of boos zijn. Respecteer gevoelens. Vat samen wat de ander zegt. Als iemand vraagt om argumenten, houdt het dan opnieuw kort en bondig en verzacht niet. Probeer niet in de verdediging te schieten. Er is niets mis mee om begrip te tonen voor de gevoelens en gedachten van de ander. Blijf echter wel bij je boodschap.
  • Vaak vraagt iemand na bepaalde tijd: en wat nu? Dan kan je advies bieden. En vragen wat de ander nodig heeft.
  • Tenslotte schets je een helder beeld van het vervolg en maak je hierover samen afspraken.

Achteraf
Zo’n gesprek ga je niet in de koude kleren zitten. Zorg dat je daarna met iemand kan praten zodat jij jouw emoties en ervaringen kwijt kan.
Houd je aan de gemaakte afspraken met degene die het nieuws heeft gekregen. Zoek binnen afzienbare tijd weer contact.

Mijn eerste baan

Mijn toenmalige leidinggevende bracht het slechte nieuws slecht. Nu heb ik daar begrip voor. Het is niet makkelijk. Ik weet nog dat ik een paar dagen later daar nog wel iets over heb gezegd tegen hem. Dat luchtte op. Als ontvanger van slecht nieuws lukt het je niet altijd direct heldere vragen te stellen of assertief te zijn (“kan uw assistent even weg, ik doe dit liever onder vier ogen?”). Het is van belang dat zaken niet onduidelijk blijven.je niet met vragen achterblijft.  Dus vraag eventueel nog een gesprek aan, als het stof wat is gedaald. Daarmee help je jezelf op de lange termijn ook!

PS: je geeft vaker slecht nieuws dan je denkt!
Naast formele slecht nieuws gesprekken, geef je vaker slecht nieuws op de werkvloer. Je geeft kritische feedback, je zegt nee tegen een verzoek. Ook hier geldt: verzacht de boodschap niet, wees helder, geef ruimte om te verwerken.


Download hier meer informatie over het voeren van slechtnieuwsgesprekken uit ons boek Leidmotief!

 

Een goed slechtnieuwsgesprek
Bijlage blog downloaden

{{ currentTab.tab_naam }}

{{ currentTab.tab_omschrijving }}
{{ field.naam }} *
Vorige

Uw gegevens worden verstuurd. Even geduld alstublieft...

Er zijn nog geen velden toegekend aan dit formulier.