10 tips voor een goed beoordelingsgesprek
Een kritisch beoordelingsgesprek wordt door veel leidinggevenden als lastig ervaren. Het kan daardoor de neiging zijn van leidinggevenden om dingen mooier te maken dan ze zijn of, aan de andere kant, rucksichtslos de kritiekpunten over de schutting te smijten. Hierdoor kan het beoordelingsgesprek haar toegevoegde waarde verliezen of, nog erger, kunnen er deuken ontstaan in de relatie. Zonde, want onder andere duidelijkheid, eerlijkheid én een goede onderbouwing van de beoordeling kan dit gemakkelijk voorkomen. Wil jij goed beslagen ten ijs gaan? In dit artikel geven we je 10 tips voor een goed beoordelingsgesprek.
Tjeerd Bartlema
Coach en trainer
Om te beginnen: het doel van een beoordelingsgesprek
Het beoordelingsgesprek is voor zowel de beoordeelde medewerker als de leidinggevende een geweldige tool – mits goed gebruikt natuurlijk. Tijdens een beoordelingsgesprek zoom je in op de doelstellingen en de functiebeschrijving en beoordeel je hoe de medewerker hiermee aan het werk is geweest. ‘Hoe is het gegaan?’ ‘Wat ging er goed en was waardevol?’ En ‘Wat kan er geleerd worden?’ zijn vragen die de revue passeren. Het doel is daarmee drieledig: ten eerste is het een moment om waardering te tonen voor het werk van de werknemer. Daarnaast is het een uitgelezen kans voor jou als leidinggevende om je medewerker bij te sturen waar nodig. Ten derde is het een goed middel om de stap in salaris te kunnen motiveren.
De 10 tips voor een goed beoordelingsgesprek
Natuurlijk moet je het beoordelingsgesprek uiteindelijk zelf voeren, maar met onderstaande tips kun je jezelf goed voorbereiden. En zeker in geval van een beoordelingsgesprek is een goede voorbereiding (misschien wel meer dan) het halve werk.
Tip 1: plan genoeg tijd in
Zorg voor een rustige ruimte zorg ervoor dat je niet gestoord wordt. Reserveer voldoende tijd en houd hierbij rekening met uitloop. Niks is zo vervelend als: ‘Sorry, de volgende staat voor de deur’ als je net in een goed gesprek zit over iemands functioneren. Geef de mensen de aandacht die ze verdienen.
Tip 2: kondig het gesprek op tijd aan
Kondig het gesprek op tijd aan. Hanteer hierbij een minimum van één week van tevoren, zodat de medewerker zich kan voorbereiden. Concentreer verder de gesprekken met de verschillende medewerkers in een bepaalde periode, zodat iedereen weet waar ‘ie aan toe is.
Tip 3: bereid je goed voor
Al genoemd in de inleiding van dit kopje: een goede voorbereiding is (misschien wel meer dan) het halve werk. Dus bestudeer voorafgaand aan het gesprek het verslag van het functioneringsgesprek goed en neem het vorige beoordelingsgesprek nog eens door. Hiermee zorg je ervoor dat alle relevante onderdelen in het gesprek aan de orde zullen komen en weet je waar je het over kunt hebben.
Tips zijn natuurlijk erg handig, maar het is ook goed om de valkuilen te kennen van een beoordelingsgesprek. Die valkuilen vind je hier: 11 potentiële valkuilen van het beoordelingsgesprek
Tip 4: spreek vanuit jezelf
Vertel wat je zelf waarneemt en hoe je dat ervaart. Natuurlijk kun je dingen vernemen vanuit derden, maar spreek altijd vanuit jezelf.
Tip 5: bied ruimte voor reactie
Naast de beoordeling die jij doet, moet er ook ruimte zijn voor de beoordeelde om zich te uiten. Luister aandachtig. Vat zo nodig samen en vraag door. Een open gesprek voorkomt latere rancune en zorgt ervoor dat je samen verder komt.
Tip 6: vermijd vooroordelen
Vooroordelen kunnen jouw beoordeling onnodig beïnvloeden. Let erop dat je zo objectief mogelijk blijft. Dit aspect komt ook nog terug in valkuil 6 en 10 van het beoordelingsgesprek.
Tip 7: durf te confronteren
Ga de confrontatie niet uit de weg, maar let wel op: confronteren is niet hetzelfde als beledigen of neerhalen. Een beoordelingsgesprek leent zich ervoor de waarheid te vertellen waar de medewerker iets aan heeft. Zorg dat het goed onderbouwd is en probeer het duidelijk over te laten komen. Door iemand te durven confronteren vermijd je milde beoordelingen, waar een medewerker niets mee kan.
Tip 8: kijk naar het hele jaar
Een beoordelingsgesprek is (vrijwel altijd) een jaarlijks terugkerend gesprek, dus zorg ook dat je die hele periode beoordeelt. Beperk je niet tot die paar weken voor het gesprek, maar let op het complete plaatje. Om hiervoor te zorgen kun je zelf iedere maand of ieder kwartaal aantekeningen maken over het functioneren van de medewerker.
Tip 9: durf te vragen
Kom je er zelf niet helemaal uit? Schroom dan niet om eventueel advies te vragen aan derden binnen of buiten de organisatie. Let er wel op dat het zo veel mogelijk objectief blijft.
Tip 10: Leg de resultaten en afspraken vast
Schrijf een kort en bondig schriftelijk verslag van het beoordelingsgesprek. Dit voorkomt verwarring en legt de basis voor de totstandkoming van verbeteringen en voor een volgend gesprek. Dit verslag met afspraken vormt daarnaast het startpunt voor het volgende functionerings- of beoordelingsgesprek.
De belangrijkste tip
Als je al deze tips meeneemt in het volgende beoordelingsgesprek, dan is er nog maar een kleine kans dat het een deuk in jouw relatie met die medewerker zal opleveren. Je verhoogt de kans dat een beoordelingsgesprek het nut dient waar het voor is. En wat eigenlijk de belangrijkste tip is: houd het menselijk. Wees je bewust van het feit dat er naast een functievervuller, vooral een mens tegenover je zit tijdens het beoordelingsgesprek.
Bron: Leidmotief
Bewerkt door: Tjeerd Bartlema & Joep Klerx