Proces, inhoud en procedure


Proces, inhoud en procedure door Mariëlle Rijnberk

Twee van je teamleden hadden vorige week ruzie over een beleidsstuk. Vandaag zitten ze met jou in een vergadering. Niemand heeft het nog over de ruzie, maar bij elk agendapunt dat voorbij komt zijn de twee in kwestie het inhoudelijk met elkaar oneens. Iedereen voelt dat er meer aan de hand is dan een verschil van mening op dit moment. Maar ja, wat te doen?

Het overkomt iedereen zo nu en dan. Je neemt deel aan een overleg maar het loopt niet zoals je wilt. Er zijn verstoorde relaties die in de weg zitten, mensen praten door elkaar heen of de structuur ontbreekt. Dit zijn allerlei zaken die de kwaliteit van een vergadering onder druk zetten maar nog niet zo makkelijk zijn om te adresseren.

Hoe grijp je in als de interactie waar je deel van uit maakt stroef loopt?

De basis van onze trainingen ligt in het versterken van persoonlijk leiderschap. We gebruiken verschillende modellen die daarbij behulpzaam kunnen zijn. Een van die modellen is het PIP-model. Een interactiemodel dat je helpt om je sturingsmogelijkheden te vergroten tijdens een overleg of vergadering.

Het model

Er zijn altijd drie dingen die invloed hebben op hoe de interactie verloopt en waar je dus sturing op kunt geven.

Allereerst hebben we altijd te maken met de inhoud. Hieronder verstaan we alle feiten, argumenten, en meningen die besproken worden. Je zou kunnen zeggen dat alles wat in de notulen belandt, inhoud is.

Naast de inhoud, vraagt ook de procedure aandacht. Hieronder vallen alle afspraken die je met elkaar kunt maken over hoe je het overleg wilt voeren. Je kunt hierbij denken een afspraak over tijd, een agenda, voorzitterschap, besluitvorming, notulen enz.

Een derde sturingsmogelijkheid biedt het proces. Hierbij gaat met name over hoe mensen met elkaar omgaan. Hoe het buiten alle afspraken die je bij de procedure maakt, nu eigenlijk ‘echt’ loopt. Het gaat hierbij om zaken waar zelden een afspraak over gemaakt worden, die soms lastig te benoemen zijn maar grote invloed hebben op de kwaliteit van interactie. Denk aan onderlinge relaties, machtsverhoudingen, sfeer, energie enz.

In beeld

Als we het PIP model uitbeelden, tekenen we een driekhoek omdat alle aspecten in principe evenveel aandacht nodig hebben. Onze natuurlijke neiging is echter om vaker dan nodig in te grijpen op de inhoud. Daar zit vaak expertise, daar hoef je niet al te veel van jezelf te onthullen en daar voelt het dus ook relatief veilig. Als dat niet lukt, zie je mensen vaak nog bijsturen op de structuur. Dit noemen we een procedure-interventie. Het lastigst blijkt het ingrijpen op het proces. De zaken die daar spelen zijn minder concreet en dus ook spannender om bespreekbaar te maken.

De ruziënde teamleden

Over wat voor soort zaken hebben we het dan? Neem de ruzie tussen de twee teamleden. Iedereen voelt dat de ruzie die zij vorige week hadden hun huidige gekibbel veroorzaakt. Je weet van beide dat ze normaal gesproken op een constructieve manier bijdragen maar nu lijkt er vooral een machtsstrijd gaande te zijn.

Procesinterventies blijven vaak liggen of worden omgevormd naar een inhoudsinterventie of een procedure-interventie. In het voorbeeld ga je dan voorbij aan hun gekibbel en probeer je telkens weer hun argumenten (inhoud) samen te vatten. Of je spreekt af dat de agenda omwille van de tijd, sneller afgehandeld moet worden (procedure).

Als je het proces wilt beïnvloeden, kan je waarneming bespreekbaar maken en je behoefte uitspreken. Oftewel, je geeft feedback op wat je ziet en pakt op die manier het stuur.

Kwaliteit van interactie

De vraag die ik vaak van deelnemers krijg is hoeveel zin het heeft om eindeloos te bakkeleien over afspraken (procedure) of interactie (proces) als je uiteindelijk gewoon met elkaar een resultaat (inhoud) wilt bereiken. De reden is dat de kwaliteit van het resultaat (inhoud) afhangt van de kwaliteit van interactie. En die kwaliteit wordt bepaald door de procedure en het proces. Om die reden is het van belang dat je leert in te grijpen waar het pijn doet. Om dit te kunnen is het van belang dat je kan observeren. Dat je afstand kunt nemen om te zien wat nodig is. We noemen dit ook wel helicopteren. Je gaat er als het ware boven hangen om te kunnen inschatten hoe je het beste kunt bijsturen. Soms zal de beste ingang de inhoud zijn, soms de procedure en soms het proces.

Download meer informatie over het PIP-model

Download hieronder het hoofdstuk uit ons boek Leidmotief waarin het PIP-model wordt behandeld! (pdf, pag. 9)



Download aanvullende informatie

Laat hier je gegevens achter. Alle velden zijn verplicht

PDF download
Laat hier je gegevens achter - dank je.
(Alle velden zijn verplicht)

Laat je naam en nummer achter en we bellen je zo snel mogelijk!